dJatinangor
(Dok. dJ/Alya Chaerani)
Perpindahan mahasiswa ke program studi (prodi) lain di lingkungan Unpad, atau alih sudi, punya alur resmi yang melibatkan banyak pihak. Mekanisme mulanya diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 46 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Pendidikan. Sekretaris Direktur Akademik Unpad Irma Nuraini sebut peraturan ini tidak mengalami perubahan sejak 2016.
“Sebetulnya kalau prosedur alih studi udah di zaman dulu banget, ya. Dari Peraturan Rektor 2016 sampai yang sekarang pun nggak ada perubahan,” ucapnya, Rabu (3/6).
Ada beberapa syarat yang harus dipatuhi sebelum pengajuan alih studi. Di antaranya, pengajuan hanya diperkenankan bagi mahasiswa minimal semester 3 dan maksimal semester 4; serta berkas pengajuan akan diterima jika diajukan maksimal enam minggu sebelum awal semester ganjil/genap sesuai kalender akademik.
Nah, bagi Sobat dJ yang sudah serius ingin melakukan alih studi, berikut ini tahapan lengkapnya.
Surat Permohonan Alih Studi
Langkah pertama dimulai dari dosen wali. Mahasiswa diminta untuk buat surat permohonan atas anjuran dosen wali yang telah ditandatangani oleh orang tua, lalu diserahkan kepada kepala program studi (kaprodi) asal. Pada tahap ini, kaprodi akan berdiskusi dengan mahasiswa seputar alasan kepindahan. Jika alasannya dinilai punya urgensi tinggi dan masuk akal, kaprodi akan mengajukan surat permohonan itu ke pimpinan fakultas asal, yakni dekan atau wakil dekan.
Namun, ada satu aturan tidak tertulis yang turut menjadi pertimbangan di tahap ini. Wakil Dekan Bidang Akademik Ira Mirawati sebut prodi pilihan mahasiswa harus setara secara passing grade dengan prodi sebelumnya.
“Mahasiswa boleh pindah ke prodi yang setara atau di bawahnya dari sisi keketatan dan ambang batas nilai masuk. Kalau keketatan di jurusan dituju lebih tinggi dan ambang nilai UTBK, SMUP, atau apapun itu lebih tinggi, ya nggak bisa,” ungkap Ira, Rabu (3/6)
Transkrip Akademik
Usai surat permohonan diteruskan ke pimpinan fakultas, pihak fakultas akan menyusun transkrip akademik untuk keperluan konversi nilai. Irma sebut mahasiswa mesti capai Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 3 agar pengajuan alih studi bisa diterima. Dan, nilai akademik yang bisa dikonversi hanyalah nilai Tahap Persiapan Bersama (TPB) semester 1. Nilai mata kuliah lain bisa dikonversi jika ada kesamaan silabus antara mata kuliah di prodi tujuan dengan prodi asal.
Selebihnya, mahasiswa mesti menanggung sendiri ketertinggalan mata kuliah wajib di prodi tujuan. Salah satu mahasiswa alih studi, Navi (bukan nama sebenarnya), mengaku mesti ambil ulang mata kuliah semester 2 di prodi barunya sebab nilai mata kuliah itu bersifat wajib dan tidak bisa dikonversi dari prodi asalnya.
Tes Psikologi (Psikotes)
Jika transkrip akademik sudah aman, fakultas akan ajukan permohonan psikotes. Ira menjelaskan, tes ini dilakukan oleh lembaga independen yang bebas dari campur tangan fakultas, yakni Pijar Integra Psikologi (PIP) Unpad. Lembaga yang independen ini dipakai sebagai bukti hasil psikotes murni yang berasal dari kemampuan mahasiswa.
Pengajuan ke Rektorat
Setelah hasil psikotes keluar dan tunjukkan indikasi kecocokan mahasiswa dengan prodi tujuan, dekan fakultas asal akan ajukan surat permohonan ke rektor. Rektorat kemudian menyampaikan akumulasi dokumen pengajuan ke dekan fakultas yang dituju. Pada tahap ini, mahasiswa yang bersangkutan cukup menunggu pertimbangan dari pihak fakultas dan prodi tujuan.
Diskusi dengan Kaprodi Tujuan
Dekan fakultas yang dituju akan meminta persetujuan dari kaprodi tujuan. Sebelum menyetujui, kaprodi akan memanggil mahasiswa bersangkutan untuk wawancara soal alasan kepindahan hingga komitmen di prodi baru.
Jika kaprodi setuju, surat persetujuan akan disampaikan ke wakil dekan yang kemudian diteruskan ke wakil rektor terkait. Proses perpindahan pun segera jalan, termasuk pergantian Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) dan penyesuaian Uang Kuliah Tunggal (UKT) sesuai prodi baru.
…
Proses alih studi itu panjang. Jika pengajuan dilakukan di semester 3, prosesnya bisa saja baru tuntas di awal semester 4, artinya mahasiswa baru bisa berkuliah di prodi tujuan pada semester 4. Meski tidak harus mengulang dari semester 1 seperti pada jalur UTBK, Ira tetap menganjurkan mahasiswa untuk berpikir matang sebelum mengajukan permohonan.
“Mahasiswa itu kan masih remaja akhir, ya, di mana kadang mau ngikut temen tanpa berpikir lebih dalam dan lebih jauh. Bayangkan betapa rumitnya (proses alih studi). Dia kan pasti akan ngolor lulusnya, jadi kelulusan tepat waktunya juga berpengaruh,” pungkas Ira.
Penulis: Gina Sonya, Ruth Gabriella
Editor: Raffael Nadhef